Archiefwet
De Archiefwet regelt het beheer en de bewaring van overheidsarchieven. De wet stelt eisen aan hoe overheidsorganen hun informatie duurzaam bewaren en toegankelijk houden.
Wat betekent dit voor jou?
Als je documenten maakt die bewaard moeten blijven, moet je rekening houden met archiefvereisten. Dit geldt voor:
- Besluiten en beschikkingen
- Correspondentie
- Vergaderstukken
- Projectdocumentatie
- Beleidsstukken
Archiefwet en bestandsformaten
De Archiefwet geeft aan dat er een "voorkeur" bestaat voor bepaalde bestandsformaten. Dit is geen harde verplichting, maar een richtlijn. Het Nationaal Archief werkt met:
- DUTO-principes: Eisen aan duurzaam toegankelijke overheidsinformatie
- Norm Voorkeursformaten: Advies over welke formaten geschikt zijn voor archivering
Voorkeursformaten voor archivering
| Type | Voorkeursformaat |
|---|---|
| Tekst | ODT, PDF/A |
| Spreadsheet | ODS, CSV |
| Presentatie | ODP |
| Afbeelding | PNG, JPEG, TIFF |
Open by design
Een belangrijke les uit de praktijk: begin met open standaarden bij het maken van documenten, niet pas bij het archiveren. Conversie achteraf kan leiden tot verlies van informatie, opmaak of structuur.
De realiteit
In de praktijk gebruiken de meeste organisaties nog Microsoft Office-formaten (OOXML, zoals DOCX of PPTX). Het Nationaal Archief neemt deze 'as-is' op en grijpt pas in wanneer een formaat niet meer geopend kan worden.
Praktische tips
- Gebruik PDF/A-1a of PDF/A-2a voor te archiveren documenten
- Vermijd PDF/A-3 en PDF/A-4 (deze kunnen problematische bijlagen bevatten)
- Werk waar mogelijk direct in ODF-formaat
- Zorg voor goede metadata bij alle documenten
Meer informatie
- Archiefwet (wettekst)
- Nieuwe Archiefwet 20xx (Nationaal Archief)
- DUTO-principes, in het bijzonder: DUTO Raamwerk 10 (Nationaal Archief)
- Norm Voorkeursformaten (Nationaal Archief)